Hybride Vergaderen Zonder Gedoe: Zo Werkt Het bij Youmeet

Hybride vergaderen is steeds populairder geworden, en terecht. Het biedt flexibiliteit voor zowel fysieke als online deelnemers, maar vraagt ook om de juiste technologie en ondersteuning om iedereen optimaal te betrekken. Bij Youmeet hebben we onze ruimtes speciaal ingericht om hybride vergaderingen soepel en productief te laten verlopen. Van geavanceerde camera’s tot gebruiksvriendelijke systemen: wij zorgen ervoor dat jij je volledig kunt richten op de inhoud van de vergadering, ongeacht waar je deelnemers zich bevinden.

Bij Youmeet hebben we per ruimte zorgvuldig gekozen voor de juiste inzet van zowel camera’s als microfoons. Een van onze belangrijkste speerpunten is gebruiksvriendelijkheid. Daarom werken we met het Teamsrooms-systeem, waarmee de ruimte zelf als ‘persoon’ in de vergadering kan worden uitgenodigd. Dit betekent dat het aansluiten van een laptop overbodig wordt, wat je vergadering snel en eenvoudig op gang brengt.

Elke ruimte heeft bovendien de technologie die het beste past bij het formaat en type vergadering:

• Tracking PTZ 4K-camera’s in onze grote ruimtes volgen automatisch de spreker, zodat ook online deelnemers de juiste focus hebben.
• Huddle IQ groothoeklenzen in al onze ruimtes zorgen ervoor dat alle fysiek aanwezigen duidelijk zichtbaar zijn voor de online deelnemers.
• Nureva HDL300 microfoons in alle vergaderruimtes garanderen dat iedere deelnemer goed verstaanbaar is, ongeacht waar ze zich in de ruimte bevinden.

Dankzij deze technologie kunnen alle deelnemers, zowel in de zaal als online, actief en gelijkwaardig deelnemen.

Wij begrijpen dat niet iedereen een technische expert is, en dat hoeft ook niet. Jasper, Eric en Eva staan altijd klaar om je te ondersteunen bij het opzetten en starten van je hybride vergadering, of dit nu via Microsoft Teams of Zoom is. Daarnaast kun je bij ons voorafgaand aan de meeting ook telefonisch, per mail of via een rondleiding terecht met alle vragen over de techniek of het gebruik van de ruimte. Wij zorgen ervoor dat alles perfect werkt, zodat jij je kunt concentreren op de inhoud van de vergadering.

Bij Youmeet hebben we een hybride-oplossing voor elke ruimte en elk type vergadering. Onze vergaderlocatie is zo ingericht dat de hybride technologie naadloos aansluit bij het doel van de bijeenkomst. Zo heeft onze reflectieruimte ‘reflect’ andere hybride faciliteiten als onze grote presentatieruimte ‘speak’ – voor elk type bijeenkomst bieden wij de juiste faciliteiten.

Een organisatie zoals de Branchevereniging Maatschappelijke Kinderopvang maakt regelmatig gebruik van onze hybride vergadermogelijkheden tijdens hun algemene ledenvergaderingen. Dit biedt leden die verder weg wonen of om andere redenen niet fysiek aanwezig kunnen zijn, de mogelijkheid om toch actief deel te nemen. Ook voor bedrijven met medewerkers in het buitenland, zoals bij een recente klant die een collega in het buitenland moest inbellen, zijn onze hybride faciliteiten ideaal. De deelnemer kon zonder problemen de vergadering volgen en bijdragen, ondanks zijn fysieke afwezigheid.

Bij Youmeet bieden we meer dan alleen vergaderruimtes. Wij bieden een compleet pakket dat jouw bijeenkomst tot een succes maakt. Van cateringopties zoals ontbijt, lunch, diner en borrels tot energizers, workshopmateriaal en dus ook hybride vergaderfaciliteiten: wij zorgen ervoor dat jouw vergadering alles heeft wat het nodig heeft.

Benieuwd naar wat onze hybride vergaderfaciliteiten voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een rondleiding of een vrijblijvend adviesgesprek. Plan je volgende hybride vergadering bij Youmeet en ervaar zelf hoe eenvoudig en effectief het kan zijn!

Over de auteur: Eva de Jonge is eventmanager bij Youmeet en schrijft regelmatig over onderwerpen als hybride vergaderen, evenementplanning en innovatie in het vergaderen.