Het plannen van een evenement kan een uitdagende taak zijn, vol met details en onverwachte uitdagingen. Of je nu een kleine bijeenkomst of een groot congres organiseert, een gedetailleerde checklist is essentieel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Daarom hebben we een uitgebreide checklist samengesteld die je stap voor stap door het proces leidt – van de eerste voorbereiding tot de follow-up na het evenement. Lees verder om te ontdekken hoe je stressvrij en efficiënt een onvergetelijk evenement kunt organiseren!

De Voorbereiding

1.   Doel en doelstellingen bepalen

• Definieer het doel van het evenement, zoals een training, brainstormsessie of conferentie.
• Stel specifieke en meetbare doelen vast, bijvoorbeeld een toename van 5% in merkbekendheid of het genereren van 5 nieuwe leads.

2.   Budget vaststellen

• Maak een gedetailleerd budget, inclusief alle mogelijke kostenposten zoals €3.000 voor locatiehuur, €2.000 voor catering en €600 voor marketing.
• Reserveer ongeveer 10% van het totale budget als noodfonds voor onvoorziene uitgaven.

3.   Doelgroep identificeren

• Bepaal de doelgroep en onderzoek hun behoeften en verwachtingen, bijvoorbeeld jonge professionals tussen 25-35 jaar in de technologische sector.

4.   Evenementenconcept ontwikkelen

• Bedenk een thema of concept, zoals ‘Innovatie in de Technologie’.
• Maak een schets van het programma, bijvoorbeeld starten met lunch, gevolgd door een keynote speech, break-outsessies en een plenaire afsluiting.

5.   Datum en tijd bepalen

• Kies een geschikte datum en tijd, rekening houdend met vakanties, andere evenementen en beschikbaarheid van locaties.

 

Planning en Organisatie

1.   Locatie selectie

• Zoek een passende locatie die aansluit bij het aantal gasten en het thema, bijvoorbeeld een vergaderlocatie in Utrecht met parkeergelegenheid.
• Controleer de beschikbaarheid en boek de locatie. Tip: Let hierbij ook op de toegankelijkheid voor mindervaliden en de technische voorzieningen.

2.   Vervoer en Accommodatie

• Regel de benodigde vervoersopties voor de gasten, zoals routebeschrijvingen voor parkeren, verbinding met openbaar vervoer of pendelbussen.
• Boek bij meerdaagse evenementen eventueel hotelovernachtingen in de buurt van de locatie.

3.   Catering en Horeca

• Selecteer een cateraar en bepaal het menu. Let op: Veel locaties bieden eigen catering aan, hierbij hoef je alleen jullie wensen door te geven. 
• Verzamel de dieetwensen en allergieën van de gasten en geef deze tijdig door aan de cateraar en/of de locatie.

4.   Technische Voorzieningen

• Regel audiovisuele apparatuur zoals microfoons, projectoren, laptops en iemand die de technische ondersteuning verzorgd tijdens het event. Let op: De meeste (vergader)locaties bieden de apparatuur zelf aan, waardoor dit niet extern gehuurd hoeft te worden en meegenomen.

5.   Programma en Activiteiten

• Stel een gedetailleerd programma op met bijvoorbeeld interactieve workshops, paneldiscussies en netwerksessies.
• Regel inspirerende sprekers, activiteiten en eventuele energizers.

6.   Communicatie met Deelnemers

• Stuur bevestigingsmails en updates naar de geregistreerde deelnemers. Tip: Prikkel de deelnemers door vast de naam van de inspirerende spreker te noemen in een van de updates.
• Verstrek gedetailleerde informatie over locatie, tijden en programma.

 

Dag van het Evenement

1.   Opzetten en Decoreren

• Zorg dat de locatie tijdig klaar is met alle benodigde opstellingen en decoraties.
• Controleer alle technische voorzieningen en zorg dat alles werkt.

2.   Gastvrijheid en Ontvangst

• Registreer en verwelkom gasten bij aankomst. Zet een registratiebalie op en geef badges en/of programmaboekjes uit. Wijs de gasten vervolgens naar de garderobe en de ruimte waar hun eerste sessie plaats zal vinden.

3.   Evenementbeheer

• Volg het programma en houd de tijdsplanning in de gaten.
• Zorg voor voldoende personeel en eventueel vrijwilligers om te assisteren.

 

Na het Evenement

1.   Opruimen en Afhandelen

• Zorg dat de locatie netjes wordt achtergelaten en dat de gehuurde/geleende apparatuur wordt teruggebracht (of bij de locatie achterblijft).
• Handel alle openstaande betalingen en documentatie af.

2.   Evaluatie en Feedback

• Stuur een online enquête naar deelnemers om feedback te verzamelen.
• Analyseer de resultaten en maak een gedetailleerd verslag van het event.

3.   Dankbetuigingen

• Stuur bedankmails naar deelnemers, sprekers, sponsors en vrijwilligers.
• Deel een verslag, foto’s en video’s van het event op sociale media en op de website.

 

Door deze checklist te volgen, kun je gestructureerd en effectief een succesvol evenement plannen en uitvoeren, waarbij je rekening houdt met alle aspecten en details. Succes! ✨

 

Over de auteur: Eva de Jonge is eventmanager bij Youmeet en schrijft regelmatig over onderwerpen als hybride vergaderen, evenementplanning en innovatie in het vergaderen.