Vergaderingen zijn het kloppend hart van onze zakelijke wereld. Van kleine teamoverleggen tot strategische planningssessies – een goede vergadering begint bij slimme planning en strakke coördinatie. Maar eerlijk is eerlijk, plannen kost tijd. Gelukkig staat kunstmatige intelligentie (AI) klaar om ons te helpen. Het klinkt misschien futuristisch, maar met AI kun je vergaderingen niet alleen slimmer organiseren, maar ook stressvrij laten verlopen. Wat kan er allemaal precies met AI in de wereld van vergaderen? Ik (Eva, Eventmanager bij Youmeet) ben er voor je ingedoken!

Slimme voorspellingen voor opkomst en deelname

Hoe vaak boek je een ruimte voor 20 mensen, en komen er uiteindelijk maar 10 opdagen? Of erger nog, er staat daarnaast ook voor 20 man lunch klaar. AI helpt je zulke situaties te voorkomen. Deze tools maken op basis van historische data, aanmeldingen en zelfs weersvoorspellingen een schatting van hoeveel mensen er daadwerkelijk zullen verschijnen.

Hoe helpt dit jou?

Stel: je hebt een sessie gepland, en AI voorspelt dat 70% van de genodigden komt. Dat betekent dat je de catering, stoelen en ruimte daarop kunt laten aanpassen. Handig, toch? Bij Youmeet zouden wij het geweldig vinden om met zo’n tool te voorspellen hoeveel verse oatmealkoeken we kunnen voorbereiden en hoeveel parkeerplekken er nodig zijn. Zijn er locaties die dit al gebruiken? Laat het ons weten, wij leren graag van jullie!

Populaire agendapunten voorspellen

We hebben allemaal wel eens in een vergadering gezeten waar het ene onderwerp eindeloos doorging, terwijl andere punten haastig werden afgeraffeld. AI kan je hierbij helpen door te voorspellen welke onderwerpen het meeste aandacht verdienen. Dit gebeurt op basis van trends, eerdere sessies of input van deelnemers.

Hoe werkt dit voor jou?

Met die inzichten kun je meer tijd inplannen voor populaire onderwerpen en sessies, zodat deelnemers betrokken blijven. Bijvoorbeeld: bij een kwartaalvergadering kan AI aangeven dat onderwerpen als ‘kostenbesparing’ of ‘innovaties’ de meeste interactie opleveren. Dat geeft jou de kans om je voorbereiding daarop aan te passen.

Gebruik je resources slimmer met real-time data

Ken je dat gevoel, dat je nét de verkeerde ruimte hebt geboekt? Of dat je catering overhoudt omdat minder mensen kwamen opdagen? AI haalt dat soort zorgen weg door real-time gegevens te analyseren en suggesties te doen.

Hoe helpt dit jou?

Stel: een AI-tool ziet dat de helft van de genodigden hebben gereageerd dat zij online deelnemen. Hij kan je aanraden om een kleinere fysieke ruimte te boeken en tegelijkertijd te zorgen dat de online ervaring tiptop geregeld is. Minder kosten, meer efficiëntie. Ideaal, toch?

Laat AI jouw agenda samenstellen

Hoe vaak breek je je hoofd over het maken van een agenda? Wat moet er besproken worden? Hoeveel tijd heb je nodig? Laat AI dat voor je uitvogelen. Een slimme tool kan automatisch een agendavoorstel maken, rekening houdend met prioriteiten en beschikbare tijd.

Praktijkvoorbeeld:

Stel, je hebt een teamvergadering. AI maakt een agenda waarin de belangrijkste deadlines en lopende projecten bovenaan staan, terwijl minder urgente zaken worden doorgeschoven. Jij hoeft alleen nog te checken en aan te vullen. Dat scheelt een hoop gedoe!

Laat AI saaie taken van je overnemen

Van uitnodigingen versturen tot het samenvatten van notulen: AI kan je helpen om deze klusjes snel en efficiënt af te handelen. Jij kunt je richten op wat écht belangrijk is.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Denk aan een AI-tool die automatisch de actiepunten noteert en direct na de vergadering een follow-up mail stuurt naar alle deelnemers. Zo blijft iedereen op de hoogte en hoef jij niet meer met notitieblok en pen alles bij te houden.

Hybride vergaderingen? AI regelt het

Hybride vergaderingen – een mix van fysieke en virtuele deelnemers – zijn de nieuwe norm. Maar eerlijk, ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Denk aan het balanceren van de interactie tussen beide groepen of het beheren van technologie.

Hoe helpt AI hierbij?

Een AI-tool kan bijvoorbeeld bandbreedte optimaliseren, online deelnemers monitoren of waarschuwen wanneer iemand afhaakt. Zo blijft iedereen betrokken, of ze nu in de kamer zitten of thuis op de bank.

Leer van je vergaderingen met AI-feedback

Na een vergadering wil je weten wat goed ging en wat beter kan. AI kan feedback van deelnemers verzamelen, analyseren en concrete verbeterpunten voorstellen. Misschien haakt iedereen na een uur af? Of willen mensen meer ruimte voor interactie? AI laat het je weten.

Praktisch voorbeeld:

Stel, AI toont aan dat interactieve brainstormsessies beter worden gewaardeerd dan lange presentaties. Jij kunt die informatie gebruiken om je vergaderstijl aan te passen. Dat is niet alleen slimmer, maar zorgt ook voor meer tevreden deelnemers.

Conclusie: Samen met AI wordt vergaderen leuker

AI-tools maken vergaderen niet alleen makkelijker, maar ook slimmer en leuker. Of je nu een wekelijkse teammeeting plant of een strategische sessie organiseert: met AI kun je tijd en kosten besparen, het plannen van een event voor jezelf leuker maken en de beste ervaring voor je gasten creëren. Welke tool ga jij uitproberen?

 

Over de auteur: Eva de Jonge is eventmanager bij Youmeet en schrijft regelmatig over onderwerpen als hybride vergaderen, evenementplanning en innovatie in het vergaderen.